5. De te stellen vragen tijdens de visitatie

5.1. Vragen te stellen aan de gehele kerkenraad

A. Algemeen

1. Zijn tijd, plaats en doel van deze kerkvisitatie ten minste veertien dagen tevoren aan de gemeente bekendgemaakt? Hoe is dit bekendgemaakt?

2. Zijn al de kerkenraadsleden aanwezig? Zo niet, om welke reden?

3. Bijzondere aandacht verdient de situatie dat iemand niet langer deel uitmaakt van de kerkenraad. Beschikt hij niet langer over (vertrouwelijke) kerkenraadinformatie?

4. Wordt het archief in orde gehouden en goed bewaard? Worden daarbij de richtlijnen van de werkgroep Kerkelijke Archieven van het Deputaatschap DKD gevolgd? Waar wordt het archief bewaard? Zijn er maatregelen getroffen tegen inbraak, water- of brandschade?

Bevat het archief tenminste:

1. de notulen van de classis waarvan de gemeente deel uitmaakt

2. de notulen van de kerkenraads-, diaconie- en ledenvergaderingen

3. de bescheiden behorende bij de financiële administratie van kerk en diaconie

4. de correspondentie van de kerk

5. de bewijzen van eigendom?

6. Hoe is de overzichtelijkheid geregeld?

5. Is er goede offervaardigheid voor de kerk en de diaconie?

6. Is er voldoende zorgvuldigheid omtrent het bewaren en beheren van de gelden van kerk en diaconie?

1. Zijn er maatregelen genomen om te voorkomen dat één persoon over de gelden kan beschikken, voordat deze bij de bank worden gedeponeerd?

2. Hoe is de controle van de administratie van de gelden van de kerk precies geregeld?

3. En van de gelden van de diaconie?

4. Wordt het feit van de controle (wanneer en door wie) vermeld in de notulen van de kerkenraad?

7. Zijn er broeders of zusters die door de visitatoren wensen gehoord te worden?

1. Weten de broeders van hun mogelijke vragen? Voor de goede orde: het moet gaan om zaken die eerder met de kerkenraad besproken zijn.

B. Dienst des Woords 

1. Wordt op de dag des Heeren ten minste tweemaal het Woord bediend en in een van de diensten daarbij de Heidelbergse Catechismus verklaard naar artikel 68 DKO? Hoe functioneert dit in de praktijk? Hoe is het bijvoorbeeld met de regelmaat in de behandeling van de catechismus?

2. Gaan alleen personen voor die door een classis van het eigen kerkverband zijn onderzocht en toegelaten of die op onze Theologische School het proponentsexamen hebben afgelegd?

3. Komt de gemeente trouw op onder de bediening des Woords, zowel in de eerste als in de tweede dienst?

4. Is er op de bediening des Woords geestelijke vrucht te bespeuren, zoals verootmoediging onder God, droefheid naar God, verbondenheid aan de inzettingen des Heeren, haat tegen de zonde, een verlaten van de wereld en haar begeerlijkheden, honger en dorst naar de gerechtigheid die in Christus Jezus is, opwas in de genade en kennis van de Heere Jezus en nadere oefeningen en verzekeringen des geloofs en een heilige wandel in de vreze des Heeren? Samengevat:

1. Is er beslag van Gods Woord merkbaar?

2. Worden er nieuwelingen in Sion geboren?

3. Worden bij Gods kinderen geloofsoefeningen waargenomen?

5. Wordt door de kerkenraad een register bijgehouden van teksten waaruit predikanten het Woord hebben bediend, waarover studenten een stichtelijk woord hebben gesproken en waarover predicaties gelezen zijn; dit laatste met vermelding van de schrijvers? Wanneer dit register aanwezig is, mogen we dit dan even inzien?

1. Welke preken worden er gelezen?

2. Leest men ook oude schrijvers en preken van onze eigen predikanten? Houdt men zich aan het besluit van de Generale Synode geen preken te lezen van afgezette predikanten?

3. Houdt de kerkenraad zich aan de regel dat er niets bijgevoegd wordt aan de te lezen preken?

6. Wordt de keuze van voor te lezen preken door de kerkenraad bepaald of wordt die geheel overgelaten aan degene die door de kerkenraad is aangewezen om de preek te lezen? Hoe wordt deze gezamenlijke verantwoordelijkheid van de kerkenraad voor de leespreken vorm gegeven? Vooraf of achteraf? Is er ook onderling overleg of afstemming?

7. Gaan slechts ouderlingen voor in de leesdiensten? Indien een van de diakenen een preek leest, doet dan een ouderling het gebed?

C. Dienst des Woords in een vacante gemeente

1. Worden ernstige pogingen aangewend om een predikant te beroepen? Hoe vaak wordt een beroep uitgebracht?

1. Is er nog advies nodig met betrekking tot het in de beroepsbrief aan te bieden traktement? Wordt gebruikgemaakt van het desbetreffende advies van het Deputaatschap DKD?

2. Gaat regelmatig een predikant voor?

3. Wordt ook gedurende de vacature door de kerkenraad gezorgd voor geregelde behandeling van de Heidelbergse Catechismus?

1. Wordt de catechismus in de morgendienst overdacht, wanneer in de tweede dienst een gastpredikant voorgaat?

4. Probeert de kerkenraad de verhouding met de consulent gestalte te geven overeenkomstig het door de Generale Synode 2019 vastgestelde document. Wordt bijvoorbeeld in bepaalde gevallen, zoals bij huwelijken, begrafenissen en de bediening van de sacramenten, met name van het Heilig Avondmaal, zoveel als mogelijk is van de diensten van de consulent gebruikgemaakt? Is hierover in ieder geval goed overleg?

5. Staat de consulent desgevraagd de kerkenraad met raad en daad terzijde?

6. Wordt het advies van het curatorium van de Theologische School in acht genomen ten aanzien van het honorarium van de studenten die in de gemeente voorgaan?

1. Hoeveel wordt hun betaald?

D. Dienst der sacramenten 

1. Worden bij de bediening der sacramenten de formulieren stipt gebruikt?

2. Wordt de Heilige Doop regelmatig bediend? Wordt de bediening van de Heilige Doop en van het Heilig Avondmaal door u als kerkenraad niet nodeloos uitgesteld?

1. Zijn er ouders die de Heilige Doop nodeloos uitstellen?

3. Geschiedt de doopaanvrage op een door de kerkenraad geleide doopzitting?

1. Wordt daarbij op pastorale wijze gewezen op de betekenis van de Heilige Doop?

4. Wordt het Heilig Avondmaal regelmatig, minimaal twee keer per jaar in een vacante gemeente, gehouden na een voorbereidingspreek?

5. Is er een zorgvuldige administratie van de namen en voornamen van de gedoopte volwassenen en kinderen (en hun ouders), de geboortedatum en -plaats en de doopdatum in het daarvoor bestemde register?

6. Vindt vóór elke Avondmaalsbediening onder de leden van de kerkenraad censura morum plaats?

7. Maken de leden van de kerkenraad gebruik van het Heilig Avondmaal?

8. Geeft de kerkenraad er behoorlijk acht op wie tot het Heilig Avondmaal des Heeren komt?

1. Hoe vindt het pastoraat rond het Heilig Avondmaal plaats?

E. Openbare geloofsbelijdenis

1. Vindt met de belijdeniscatechisanten tijdig een grondig persoonlijk gesprek plaats omtrent de vereisten tot het doen van openbare belijdenis?

1. Worden bij de openbare belijdenis des geloofs de vragen van Voetius gebruikt zoals door de Generale Synode is vastgesteld?

2. Hoe is het beleid van de kerkenraad met betrekking tot oudere doopleden die niet tot geloofsbelijdenis komen? (Zie de synodale aanbevelingen aan het slot van het rapport Kerkverlating 1992, blz. 73 en 74.)

F. Ambtelijke zorg 

1. Geschiedt het huisbezoek regelmatig, zodat ten minste eenmaal per jaar de gehele gemeente bezocht wordt, inclusief de gezinnen der ambtsdragers?

1. Wordt bij het huisbezoek ieder lid van het gezin aangesproken en wordt gesproken, behalve over het Heilig Avondmaal, over de geestelijke toestand en over de eisen van het Woord Gods voor huisgezin, kerk en maatschappij?

2. Wordt ook nadrukkelijk gesproken over de gevaren van onstichtelijke lectuur, de moderne media (video, film en tv) en het lidmaatschap van wereldse verenigingen en dergelijke? Is er sprake van gefilterd internet? Kortom, wordt de eis des Heeren van een christelijke levensstijl benadrukt?

1. Wordt het lezen van kerkelijke bladen, o.a. De Saambinder, aanbevolen?

3. Worden de zieken, weduwen, weduwnaren en wezen geregeld bezocht?

4. Worden degenen die met attestatie overkomen, na inlevering van de attestatie spoedig bezocht?

5. Hoe wordt pastorale zorg besteed aan de gemeenteleden die in een verpleeghuis, zorgcentrum of psychiatrisch ziekenhuis vertoeven? Is er ook aandacht voor hun directe omgeving?

6. Worden de zogenaamde meelevenden bezocht?

7. Wat wordt gedaan voor bejaarden in de gemeente? En voor mensen met een handicap?

8. Hoe wordt gestalte gegeven aan de maatschappelijke zorgtaken van de kerk, in het licht van de relevante wet- en regelgeving?

1. Wordt ook voldoende aandacht geschonken aan sociale noden, bijvoorbeeld werkloosheid?

2. Wijzen de diakenen de familie op haar primaire verantwoordelijkheid tot het bieden van mantelzorg en financiële hulp?

3. Welke middelen worden aangewend om de armen te helpen?

4. Welke instellingen genieten met name ondersteuning vanuit de diaconie?

G. Catechetisch onderwijs

1. Hoe vaak per jaar wordt catechetisch onderwijs gegeven?

2. Welke methode wordt gebruikt?

1. Wordt gebruik gemaakt van de methode die door de Commissie Catechese is samengesteld?

2. Hoe is het gesteld met de kennis van onze belijdenisgeschriften?

3. Hoe wordt deze kennis bevorderd?

3. Is er sprake van enig medeleven met en toezicht op het catechetisch onderwijs van de zijde van de kerkenraad?

4. Wordt van het catechetisch onderwijs trouw gebruik gemaakt? Op welke wijze wordt zoveel mogelijk het verzuim tegengegaan?

5. Zijn er vruchten op het catechetisch onderwijs te bespeuren?

H. Onderwijs

1. Hoe is de band tussen de kerk en het onderwijs: basisschool – voortgezet onderwijs e.d.?

2. Gaan alle kinderen van de gemeente naar een christelijke school?

3. Op welke wijze wekt de kerkenraad de ouders op hun kinderen naar reformatorische scholen te zenden, ook wat het vervolgonderwijs betreft?

1. Is er zo nodig aandacht voor financiële ondersteuning?

4. Hoe wordt de studerende jeugd begeleid? Wordt de werkgroep Studerenden van het Deputaatschap KGJO financieel gesteund? Worden de namen van de studenten daaraan doorgegeven? Wat doet de kerkenraad aan de (financiële) ondersteuning van het jeugdwerk?

5. Hoe worden jongeren begeleid die elders wonen, werken of studeren?

1. Wordt met de kerkenraad ter plaatse contact opgenomen, ook met betrekking tot het bezoeken van de catechisaties?

6. Is er aandacht voor specifieke groepen?

1. Wordt bijvoorbeeld het bijwonen gestimuleerd van de daartoe belegde bijeenkomsten voor studerenden en de werkers in de zorgsector?

I. Kerkenraad

1. Is het ondertekeningsformulier – en daarmee de Formulieren van Enigheid – door alle ambtsdragers ondertekend?

2. Met welke regelmaat vergadert de kerkenraad?

1. Wordt het tijdstip van de kerkenraadsvergadering aan de gemeente bekendgemaakt?

2. Wordt van het verhandelde nauwkeurig aantekening gehouden?

3. Heeft het aantal ouderlingen en diakenen voldoende aandacht? Dit ook met het oog op ieders taakbelasting en een goede onderlinge werkverdeling?

4. Worden alle voorkomende zaken behandeld naar het Woord van God, de Formulieren van Enigheid en de DKO?

5. Wat wordt gedaan aan de noodzakelijke toerusting van de ambtsdragers?

1. Worden ambtsdragersbijeenkomsten bezocht?

2. Zijn kerkelijke uitgaven op het gebied van tucht en appel, kerkorde e.d. bij alle kerkenraadsleden bekend?

3. Kunnen zij daarover beschikken?

6. Hoe vaak vindt een vergadering met de leden plaats?

7. Wordt de kerkelijke tucht getrouw uitgeoefend naar Gods Woord en de kerkelijke bepalingen?

8. Worden er samenkomsten, gezelschappen of kringen gehouden die door de kerkenraad niet gewenst worden geacht?

9. Wordt bij het vertrek naar elders aan belijdende leden een attestatie meegegeven?

1. Wordt aan de kerkenraad van de nieuwe woonplaats bij verhuizing van leden (en doopleden) tijdig bericht gezonden, met vermelding van het nieuwe woonadres?

10. Hoe is bestuurlijk, reglementair en statutair de band van de kerkenraad met de verenigingen? Hoe functioneert dit in de praktijk?

1. Bezoekt de kerkenraad van tijd tot tijd de vergaderingen van de verenigingen?

2. Staan de verenigingen onder goede, verantwoorde leiding?

11. Heeft de kerkenraad aandacht voor de vrijetijdsbesteding van de jongeren van de gemeente, bijvoorbeeld ook op de (vrijdag- en) zaterdagavond?

J. Woordverkondiging buiten eigen gemeente

1. Hoe wordt in de gemeente het zendingswerk onder de aandacht gebracht?

1. Is er een zendingscommissie?

2. Wat zijn haar activiteiten?

3. Hoe is de band met de kerkenraad geregeld?

2. Hoe wordt in de gemeente het evangelisatiewerk onder de aandacht gebracht?

1. Is er een evangelisatiecommissie?

2. Wat zijn haar activiteiten?

3. Wordt door deze commissie gebruik gemaakt van de adviezen en materialen van het Deputaatschap Evangelisatie?

4. Geldt dit ook voor de scholing en toerusting van vrijwilligers en bij het ontplooien van activiteiten en het aantrekken van medewerkers?

5. Hoe is de band met de kerkenraad geregeld?

6. Steunt de kerkenraad het werk onder Israël?

7. En het werk voor onze gehandicapten?

3. Wat wordt eventueel verder nog gedaan in de gemeente om de liefde voor het werk der zending, evangelisatie en het werk onder het Joodse volk te bevorderen?

K. Kerkverband

1. Houdt de kerkenraad zich getrouw aan hetgeen op de meerdere vergaderingen besloten is?

1. Wordt er getrouw gerapporteerd door de afgevaardigden van de gemeente naar de classis?

2. Ontvangt ieder kerkenraadslid een afschrift van de notulen der classicale vergaderingen en wordt hieraan ook een bespreking gewijd?

2. Wordt er een collecterooster opgesteld?

1. Mogen we het collecterooster inzien, waardoor ons duidelijk is voor welke doeleinden er jaarlijks wordt gecollecteerd?

2. Wordt voldoende aandacht besteed aan de door onze Generale Synode aanbevolen doeleinden?

3. Wordt in de voorbede stilgestaan bij de diverse algemene noden die ons kerkverband in zijn geheel betreffen?

4. Wordt het Kerkelijk Bureau jaarlijks van de gevraagde gegevens voorzien?

5.2. Vragen te stellen aan de kerkenraad in afwezigheid van de predikant

De tweede voorzitter antwoordt namens de kerkenraad, bijgestaan door de andere broeders.

1. Gaat de predikant bij de bediening des Woords en der sacramenten getrouw te werk naar Gods Woord, de Formulieren van Enigheid en de DKO?

2. Is zijn bediening tot stichting en opbouw van de gemeente?

3. Houdt hij geregeld de catechisaties en besteedt hij daar goede zorg aan?

4. Blijkt ook uit zijn predicaties dat hij ijverig is in het studeren?

5. Bezoekt hij de zieken?

1. Neemt hij ook deel aan het huisbezoek?

6. Openbaart hij zich in handel en wandel in zijn huiselijk en openbaar leven gelijk het een godzalig en getrouw dienaar des Heeren betaamt zich te gedragen?

7. Ontvangt hij een zodanig traktement dat hij met zijn huisgezin zonder zorgen daarvan leven kan?

1. In hoeverre worden de adviezen van het Deputaatschap Kerkelijke Dienstverlening met betrekking tot de honorering van de predikanten opgevolgd?

2. Wordt bij de honorering van uw predikant rekening gehouden met zijn specifieke gezinssituatie?

8. Staat de predikant in een broederlijke verhouding tot de overige leden van de kerkenraad?

5.3. Vragen te stellen aan de kerkenraad in afwezigheid van de ouderlingen

In een vacante gemeente beantwoordt de voorzitter van de diaconie deze vragen of de diaken die het langst dient.

1. Wonen de ouderlingen geregeld de samenkomsten van de gemeente en de vergaderingen van de kerkenraad bij?

1. Vergaderen de ouderlingen ook in smalle raad?

2. Hoe vindt in dit geval de rapportage aan de diakenen plaats?

2. Staan zij de predikant getrouw in alles bij?

3. Bezoeken zij, zoveel als in hun vermogen ligt, de gemeente en proberen zij alle ergernissen te voorkomen of weg te nemen?

1. Zoeken zij de zwakken te sterken, de gevallenen tot bekering te vermanen, de ongeregelden te bestraffen, de onderlinge vrede in de gemeente te bevorderen?

4. Zien zij erop toe dat de gemeente blijft bij de zuivere leer van Gods Woord en de belijdenisgeschriften en bij een dienovereenkomstige wandel?

5. Oefenen zij zich door naarstig Schriftonderzoek in de verborgenheden des geloofs?

6. Gedragen zij zich in huiselijk en openbaar leven als voorbeelden der gemeente?

7. Staan de ouderlingen in een broederlijke verhouding tot de overige leden van de kerkenraad?

5.4. Vragen aan de kerkenraad in afwezigheid van de diakenen

1. Wonen de diakenen geregeld de samenkomsten der gemeente en de kerkenraadsvergaderingen bij? Vergaderen de diakenen ook afzonderlijk? Wordt hiervan verslag gedaan op de kerkenraad? Is het duidelijk dat het geheel van het diaconale beleid de verantwoordelijkheid is van de kerkenraad?

2. Vervullen ze trouw hun roeping jegens de armen, weduwen en wezen?

1. Bezoeken ze hen getrouw, waarbij een woord van troost gesproken wordt zoals het bevestigingsformulier bedoelt, en geven zij ook financiële hulp als dat nodig is?

3. Is er voldoende aandacht voor de zorgvuldigheid van de financiële administratie van de diaconie?

1. Wordt hiervan op geregelde tijden verslag gedaan aan de kerkenraad?

2. Vindt de jaarlijkse controle door de ouderlingen nauwgezet plaats?

3. Wordt hiervan melding gemaakt in de kerkenraadsnotulen?

4. Openbaren de diakenen zich in huiselijk en openbaar leven als voorbeelden voor de gemeente?

5. Staan de diakenen in een broederlijke verhouding tot de overige leden van de kerkenraad?

5.5. Slotvraag aan de gehele kerkenraad

1. Zijn er nog bepaalde zaken of bijzondere moeilijkheden waarover de kerkenraad het advies van de visitatoren verlangt?

Dit advies is niet bindend, daar de beslissing blijft bij kerkenraad en classis.

5.6. Bijlage 

1. Wordt de zorgvuldigheid gewaarborgd zodat bijvoorbeeld stukken voorzien zijn van datum van vaststelling op zodanige wijze dat er niet meer te wijzigen is?

1. Zijn digitale stukken voorzien van digitale handtekeningen?

2. Zijn papieren stukken voorzien van handtekeningen en van parafen per pagina?

2. Zijn er maatregelen om het verliezen van gegevens te voorkomen? (back-ups etc., maar ook voor een papieren archief)

3. Zijn er maatregelen om het openbaar worden van gegevens te voorkomen?

4. Wordt er zorgvuldig omgegaan met privacygevoelige ambtelijk-vertrouwelijke informatie. Daarbij is te denken aan zaken als:

1. op welke computers mogen privacygevoelige  gegevens aanwezig zijn?

2. Wie heeft toegang tot deze computers en tot digitale correspondentie (bijv. huisgenoten)?

3. Hoe is de beveiliging van deze gegevens gewaarborgd (wachtwoorden, versleuteling en dergelijke)?

4. Wie heeft toegang tot de back-ups (zeker in het geval de back-up-faciliteiten worden gebruikt van een extern bedrijf?