4. Algemene bepalingen voor de kerkvisitatie

Artikel 1

De visitatoren overleggen met de te bezoeken kerkenraad om de dag en het uur vast te stellen van de kerkenraadsvergadering waarin de visitatie zal plaatshebben. De visitatoren moeten daarbij een tijdsduur van ten minste twee weken in acht nemen tussen de afspraak en de te houden visitatie.

Artikel 2

De kerkenraad maakt bij voorkeur twee weken van tevoren aan de gemeente de tijd, de plaats en het doel van de te houden visitatie bekend.

Toelichting

Artikel 3

Alle kerkenraadsleden - predikant, ouderlingen en diakenen - zijn verplicht ter vergadering te zijn. In geval van wettige verhindering moet de reden tijdig ter kennis van de vergadering gebracht worden. Als de meerderheid niet aanwezig is, wordt de visitatie op een nader te bepalen tijd gehouden. De kosten van dit uitstel komen ten laste van de desbetreffende gemeente.

Artikel 4

Tijdens de kerkvisitatie geeft de kerkenraad inzicht in de wijze van uitvoering en het beheer van de kerkelijke administraties en van de maatregelen die genomen zijn uit hoofde van de bescherming van  zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid, in het bijzonder als sprake is van digitale gegevensbestanden. Visitatoren zijn bevoegd om inzage te vragen in aanwezige administratieve bescheiden.

Artikel 5

Tijdens de vergadering blijft het presidium aan de preses van de kerkenraad, die visitatoren de gelegenheid geeft hun arbeid te verrichten. De voorzitter van de kerkenraad is de tolk van de aanwezige kerkenraadsleden, daarbij, als het nodig is voor de zorgvuldigheid en duidelijkheid, bijgestaan en aangevuld door de andere broeders. De visitatoren verdelen de werkzaamheden onderling. Geen der beide visitatoren mag behoren tot de kerkenraad die zij bezoeken. Ook verdient het aanbeveling dat een visitator geen consulent is van de gemeente die bezocht wordt.

Artikel 6

Op de na de kerkvisitatie eerstvolgende vergadering van de classis brengen de kerkvisitatoren schriftelijk verslag uit over de toestand van de door hen bezochte gemeenten. De kerkvisitatoren leggen het concept van hun verslag desgevraagd voor aan de kerkenraad van de bezochte gemeente, met het verzoek daarmee in te stemmen. Indien deze instemming achterwege blijft, heeft de kerkenraad de bevoegdheid tijdens de classisvergadering aan te geven waarom de gevraagde instemming achterwege is gebleven. Het moderamen van de classis kan voorstellen de voorlezing en de bespreking van het visitatierapport in een besloten vergadering te doen plaatsvinden.